است. برای اینکه ارتباط موفقیت آمیز باشد نه تنها معنای آن باید انتقال یابد، بلکه باید درک هم بشود. پس ارتباط انتقال دادن و درک مفهوم است. ارتباط کامل – اگر چنین چیزی امکان پذیر باشد- وقتی وجود دارد که فکر یا اندیشه ارسالی دقیقا به همان منظوری که ارسال شده است، دریافت شود (اعرابی و همکاران ، 1389).
پارسائیان و اعرابی (1375) به نقل از هنری مینتزبرگ اهمیت ارتباطات را در ایفای سه نقش مدیریت بیان می‌کنند. نخست مدیران در نقشی که در ارتباط با دیگران دارند به عنوان مقام تشریفاتی و رهبر واحد سازمانی به حساب می‌آیند. مینتزبرگ از تحقیقاتی نام می‌برد که نتیجه‌ی آنها نشان می‌دهد که به طور متوسط هر مدیر ، 45 درصد وقت خود را صرف تماس با همکاران و حدود 45 درصد از وقت خود را صرف تماس با افراد خارج از سازمان می‌نماید و تنها ده درصد از وقت خود را مقامات بالاتر و ارشد می‌گذراند.سپس، با توجه به نقشی که مدیران در صحنه اطلاعات ایفا می‌کنند، درصدد برمی آیند از همکاران ، همتایان، زیردستان وافراد دیگری که با آنها تماس می‌گیرند. اطلاعاتی را به دست آورند، که بر کار و مسئولیت‌های آنان اثر می‌گذارد آنها متقابلا اطلاعات مهم و جالب به طرف مقابل می‌دهند. گذشته از این، آنها اطلاعاتی را به عرضه کنندگان مواد اولیه، همتایان، همکاران و گروه‌های ذی‌ربط که در خارج از سازمان هستند؛ درباره‌ی کل واحد، می‌دهند.در نهایت، ، مدیران با توجه به نقشی که از نظر تصمیم‌گیری ایفا می‌کنند طرح‌های جدید را به اجرا درمی‌آورند. هر نوع مسئله‌ای را در رابطه با نزاع و کشمکش بین افراد حل، منابع موجود را بین اعضاء و دوایر تقسیم می‌کنند و به آنها تخصیص می‌دهند. اگرچه مدیران بسیاری از تصمیمات را به تنهایی می‌گیرند، ولی اساس این تصمیمات اطلاعاتی است که به آنها داده شده است. مدیران به نوبه خود باید این اطلاعات را به دیگران بدهند (به اطلاع آنان برسانند).
از طرف دیگر قدرت ویژگی اساسی نقش یک مدیر بوده و زمینه‌ی اثربخشی او را در سازمان فراهم می‌سازد. در واقع یک پدیده‌ی اجتناب ناپذیر در سازمان است، یقینا اگر هدف از قدرت اهداف سازمانی باشد، می‌تواند پدیده‌ای مثبت و کارکردی محسوب گردد، و باعث پویایی سیستم و سازمان شود، اما اگر هدف از آن دستیابی به اهداف شخصی و فرد باشد، مطمئناً یک پدیده‌ی منفی و ناپسند خواهد بود.
«قدرت» عبارت است از توان بالقوه‌ای که فردی دارا می‌باشد تا به وسیله‌ی آن بر فرد یا افراد دیگر و همچنین توان تصمیم‌گیری آنها اثر بگذارد، به گونه‌ای که افراد وادار می‌شوند تا کاری را انجام دهند. چنین تعریفی از قدرت شامل:
1- توان بالقوه‌ای است که الزاما نباید بالفعل شود. زیرا امکان دارد قدرت وجود داشته باشد ولی از آن استفاده نشود . بنابراین قدرت یک توان بالقوه است.
2- نوعی وابستگی است.
3- وجود این فرض که افرادی که بر روی آنها اعمال قدرت شده است، در رفتار خود نوعی اختیار یا آزادی عمل دارند. (حقیقی و همکاران ،1384).
2-3-2- اهمیت ارتباطات
ارتباط موثر به دو دلیل برای مدیران اهمیت دارد. اول، ارتباط فرآیندی است که به وسیله آن مدیران به ساختار برنامه‌ریزی ، مدیریت و کنترل دست می‌یابند. دوم، ارتباط فعالیتی است که مدیران بخش اعظمی از وقتشان را صرف آن می‌کنند.
بندرت مدیران در میز کارشان به تنهایی فکر یا برنامه‌ریزی می‌کنند. در حقیقت زمان مدیریت به طور عمده زمانی برای ارتباط رو در رو، الکترونیکی یا تلفنی با افراد، همتایان، ناظرین، تهیه کنندگان یا مشتریان است. به هنگام برخورد نداشتن با دیگران به صورت حضوری یا تلفنی، مدیران ممکن است یادداشت، گزارش یا نامه‌ای را بنویسند یا بخوانند(استونر و فری من، 1992).
ارتباطات به اعضاء سازمان برای دستیابی به اهداف فردی و سازمانی و نیز استفاده و پاسخ به تغییر سازمانی، ایجاد فعالیتهای سازمانی هماهنگ و برای وارد شدن در تمامی رفتارهای مرتبط سازمانی کمک می‌کند (ایوانویچ و ماتسون ،2002 ).
ارتباطات، برای مدیران سازمان و کاری که انجام می‌دهند نقش حیاتی دارد. کانتر (1977) به این نتیجه رسید که مدیران درصد بالایی از وقت خود را صرف ارتباطات می‌کنند. معمولا این ارتباطات به صورت تماس‌ها به صورت برگزاری شوراها برقرار می‌گردد. مدیران باید به پیام‌های تلفنی و نامه‌های ارسالی پاسخ دهند. کوتاه سخن اینکه، کار مدیر در ارتباط خلاصه می‌شود. (پارسائیان و اعرابی، 1389).
گوئل کهن (1376) در زمینه نقش و جایگاه ارتباط در سازمانها اظهار می‌دارد که سازمانها به منظور رسیدن به اهدافی مشخص طرح ریزی شده‌اند. در این ساختار مدیران، کارکنان ،کارفرمایان ، متخصصان و محیط برونی سازمان،لزوما به وسیله‌ی فرآیندهای ارتباطات سازمانی به یکدیگر وابسته‌اند. افزون بر این برای رسیدن به اهداف ،سازمان می‌طلبد که رهبرانی کوشا و پرتلاش داشته باشد، مردم انگیزش یابند، تلاش‌ها هماهنگ شود، تصمیم‌گیری‌ها انجام پذیرد و عملیات کنترل و هدایت شوند. هر یک از این وظایف،مستلزم کنش و واکنش متقابل بین افراد و در نتیجه مستلزم وجود ارتباط است.
ارتباطات در پیشبرد اهداف سازمان و همچنین در ایجاد احساس هویت و وابستگی کارکنان به سازمان و همکاران و نهایتا نهادینه کردن وفاداری آنان به سازمان بسیار مهم و مورد توجه فراوان مدیران با تجربه و تحصیل کرده می‌باشد. به عقیده ونریل ارتباطات می‌تواند وسیله‌ای برای احساس هویت و احراز شخصیت فرد در سازمان تلقی گردد.
امروزه به قول وایت و مازور یکی از مسائل مهم و مبتلا به سازمانها، مدیریت ارتباطات عمومی است که کلیه سازمانها به گونه‌ای در راه‌اندازی، کنترل و بهره‌گیری از آن دخالت دارند. برای این کار مدیران و کارشناسان به زعم ویندهال و سیگنیتزر باید با آگاهی از بکارگیری تئوری‌های ارتباطات اقدام و برنامه‌ریزی در هرچه مؤثرتر نمودن این عنصر مهم مدیریت در جهان امروز که به گونه غیرقابل پیش‌بینی در حال گستردگی و کم کردن فاصله‌ها و خارج نمودن انسان از مرزهای انزوا و پرتاب او به اقصی نقاط جهان است، بنمایند. (فخیمی ، 1379).
2-3-3- تعاریف ارتباطات
بنا به تعریف ارائه شده در فرهنگستان جامع انگلیسی آکسفورد، ارتباطات عبارت می‌باشد از: «فرستادن، انتقال دادن و تبادل عقاید، دانش و غیره ….» (فخیمی، 1379).
فرهنگ وبستر در تعریف لغت ارتباط آورده است: «ارتباط عبارتست از عمل انتقال، اظهار، بیان و گفتگو، بین یک فرد با فرد دیگر» (مشبکی، 1377). در مدیریت، ارتباط را انتقال اطلاعات ، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان تعریف می‌کنیم و منظور از اطلاعات تنها وقایع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نیز شامل می‌شود. بنابراین زمانی که اطلاع یا خبری را به فردی می‌دهیم . یا نظرمان را برایش بازگو می‌کنیم، با او ارتباط برقرار کرده‌ایم. همین طور زمانی که در نگاه، حالات چهره، طرز رفتار یا لحن گفتارمان نکته‌ای هست که بازگو کننده احساسات و عواطف مناسب می‌باشد، بدون اینکه صریحا خواسته باشیم نشان دهیم، باز ارتباط برقرار کرده‌ایم. بدین ترتیب ارتباطات عبارتست از «انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساسات بین افراد در سازمان با واسطه یا بدون واسطه.» (میرآبی، 1380).
به عقیده مورفی و هیندبرانت :«…. ارتباطات فرآیندی است برای انتقال و دریافت پیام‌های کتبی و شفاهی که منتج به جواب و پاسخ می‌شود.» (همان منبع ، ص 408).
از طرفی باگلی نظر دیگری اظهار می‌دارد. او می‌گوید:« ارتباطات فرآیندی است که به هنگام انتقال فکر، عقیده، اطلاعات، احساس بین افراد و یا گروه و افراد برای مقاصد سنجیده شده‌ای واقع می‌شود.نظر لیتل مشابه نظر فوق است. به زعم او : « ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن اطلاعات بین افرادو یا سازمانها از طریق نمادهادی مورد توافق قبلی برقرار می‌شود.» (میرآبی، 1380).
ارتباطات مبین نحوه و چگونگی توزیع و تبادل عقاید، افکار و اطلاعات از طریق کتبی، شفاهی، علامات و حرکات به منظور راهنمایی و هدایت رفتار کارکنان سازمان در مبادله پیام می‌باشد. (فخیمی، 1379).
کلیت در کتاب مدیریت منابع انسانی ، ارتباطات را به معنی توزیع اطلاعات در سطوح مختلف سازمانی به منظور هدایت رفتار افراددر تصمیم‌گیری‌های سازمانی، حل مشکلات و نوآوری، ایجاد هماهنگی، ارزیابی عملکرد و مدیریت تعریف کرده است. (مسعودی ندوشن ، 1376).فیلیپ کومیز، ارتباطات را «جابه‌جا شدن اطلاعات از سوی فرستنده (اطلاعات) به گیرنده (اطلاعات) به این شرط که هر دو، هم فرستنده و هم گیرنده ، اطلاعات جابجا شده را درک نموده و بفهمند» تعریف کرده است. (طوسی و همکاران، 1387).
ارتباطات فرایندی است پویا که زیربنای بقا و رشد و تحولات تمام سیستمهای زنده در سازمان است. (عباس زادگان، 1379).
از نظر ویلیام گیولیک، ارتباط سازمانی فرآیندی است که مدیران به وسیله آن سیستمی برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی از او به افراد و ارگان‌های فراوان داخل و خارج سازمان برقرار می‌سازند. (مسعودی ندوشن، 1376).
2-3-4- فرآیند ارتباط
ارتباط فرآیندی دو طرفه است. به بیان ساده ارتباط وقتی پدید می‌آید که شخصی پیامی را به شخص دیگری انتقال می‌دهد. هنگامی ارتباط موفقیت‌امیز است که پیام فرستاده شده همان پیام دریافت شده باشد. به هر حال شکست وقتی حادث می‌شود که اطلاعات فرستاده شده با دریافت شده متفاوت باشد . برای به حداقل رساندن مشکلات ذاتی ارتباط و سهولت انتقال اثربخش اطلاعات، شناخت اجزای مختلف تشکیل دهنده‌ی این فرآیند لازم است. ارتباط شامل فرستنده یا منبع پیام، رمزگذاری، وسیله، رمزگشایی، گیرنده یا پاسخ دهنده و فرآیند بازخورد است.
2-3-4-1- منبع
منبع، فرستنده یا برقرار کننده ارتباط است که پیام از او نشئت می‌گیرد،منبع پیام در داخل سازمان، معمولا کارمند نماینده شرکت ، یا گروهی از افراد است..
2-3-4-2- رمزگذاری
رمزگذاری، فرآیندی است که در آن فرستنده افکار و عقاید خود را به نمادهای منظم قابل انتقال تبدیل می‌کند،رمزگذاری ممکن است شفاهی – مانند سخنرانی یا گفتگو- یا کتبی- مانند نامه و گزارش یا تصویری- مانند نمودار و نقشه- و یا هر نماد دیگری باشد که فرستنده برای انتقال پیام مناسب بداند. مسئله اصلی مورد توجه برای تعیین نماد رمزگذاری، احتمال تفسیر غلط دریافت کننده از پیام است. اگر نمادهای پیچیده به ویژه آنها که معانی متفاوتی دارند، انتخاب شود ؛ احتمال شکست اطلاعاتی بالا می‌رود. حتی هنگام استفاده از یک زبان مشترک باید دقت نمود، زیرا کلمات برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد. در ارتباط اثربخش لزوم تفکر زیاد قبل از انتقال پیام ضروری است.
2-3-4-3 -وسیله
وسیله، شیوه یا ابزار ارتباطی است که برای انتقال پیام انتخاب می‌شود،وقتی پیام رمزگذاری شد، فرستنده باید درباره‌ی اثربخش‌ترین شیوه‌ی ارسال اطلاعات تصمیم بگیرد. طریقه‌ی انتقال پیام رمزگذاری شده، تأثیر مهمی بر چگونگی دریافت آن دارد. مثلا پیام رمزگذاری شده‌ی شفاهی را می‌توان رودررو ، با تلفن یا از طریق ضبط صورت ارائه داد. انتخاب شیوه‌ی مناسب، ارتباط را تقویت می‌کند اما انتخاب نامناسب ممکن است منابع این فرآیند شود.
2-3-4-4- رمزگشایی
رمزگشایی فرآیندی است که در آن دریافت کننده، پیام را تفسیر و معنی می‌کند ،افراد هنگام رمزگشایی پیام‌ها تا حدود زیادی به تجربیات و دانش گذشته خود تکیه می‌کنند. اگر نماد پیام از نظر فرستنده و گیرنده یک معنی داشته باشد، رمزگشایی با موفقیت انجام می‌گیرد. در غیر اینصورت هر اختلافی بین تفسیر فرستنده و گیرنده از نماد باعث اطلاعات غلط خواهد شد.
2-3-4-5-دریافت کننده
دریافت کننده یا پاسخ دهنده، فرد یا گروهی است که پیام به آنها خطاب می‌شود،نوع تفسیر و رمزگشایی دریافت کننده، بستگی به خصلت‌های فردی، ویژگی‌ها و تجربیات وی دارد. فرستنده هنگام رمز گذاری و انتقال اطلاعات فرصت دارد تا تناسب پیام را در نظر بگیرد. دریافت کننده می‌تواند مواردی مثل رمزگشایی یا عدم رمزگشایی پیام، کوشش برای تفسیر پیام، و هر اقدام
