دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، نیازمندی ها، کسب و کار، چرخه عمر

دانلود پایان نامه ارشد

یکی از مراحل اصلی پیاده سازی سیستم است که هزینه نسبتا بالایی را به دنبال دارد چرا که به اعتقاد برخی از محققان در حدود 20 درصد کل زمان چرخه عمر سیستم صرف این مساله می شود.
– هزینه ایجاد و نگهداری مستندات سیستم: هزینه های این قسمت شامل هزینه های مرتبط با رويه هاي آموزشي مورد نياز، اسناد مرتبط با راهنمای استفاده از سیستم، چگونگی تبديل داده ها، چك ليست ها، جزئيات برنامه هاي كاربردي و فايل هاي مربوط به ارائه موارد آموزشي و… است که باید در اختيار تيم پروژه قرارگيرد تا نياز به طراحي و توليد آنها از صفر وجود نداشته باشد.
– هزینه سفارشی کردن نرم افزار :همان طور که پیشتر نیز اشاره شد، در مواقعی نیاز است تا جهت بهره برداری بهینه از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، اقدام به تغییر آن بر اساس شرایط خاص سازمان جهت انطباق با شرایط کاری و فرایندهای موجود کسب و کارگردد. اصولا بخش تولید در هر سازمان، قسمت خاص آن سازمان محسوب شده که اغلب سبب می شود تا برنامه کاربردی تولید بنا به درخواست این واحد از سازمان مشتری، اصلاح و سفارشی سازی شود .
– هزینه نگهداشت سیستم: این هزینه شامل هزینه های تعمیر و نگهداری سالانه برای سیستم عامل و پایگاه داده برای هر سرور و هزینه تعمیر سخت افزار را شامل می شود که اغلب مبالغ بالایی را به سازمان تحمیل می نماید (Anderson, 2003; Rose and Kraemmergaard, 2006; Momoh et al., 2010).

– شایستگی و صلاحیت فنی اعضای تیم پروژه
ايجاد يك تيم از حوزه هاي مختلف كاري بسيار لازم و ضروري بنظر مي رسد و نقش مهمی در موفقیت استقرار سیستم ایفا می نماید. اعضای تيم پروژه بايد از میان بهترين پرسنل موجود در سازمان فروشنده باشند كه از هر دو نوع دانش و مهارت کسب و کار و فني بهره مند باشند، پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان در اولويت اول كاري آنان باشد و بصورت تمام وقت در اين حوزه فعاليت نمایند. آن ها مسئولیت پیش بردن پروژه بر اساس برنامه استقرار سیستم را بر عهده دارند و باید به نحو موثری از منابعی که توسط مدیریت ارشد در اختیار آن ها قرار داده شده است در جهت انجام موفقیت آمیز پروژه استفاده نمایند (Madapusi, 2008). صلاحیت اعضای تیم پروژه به میزان دانش و درک اعضای تیم از سیستم و فرآیندهای کسب و کار اطلاق می گردد. بنابراین سازمان باید اطمینان حاصل کند که اعضای تیم پروژه نه تنها دارای صلاحیت گسترده تکنولوژیکی هستند، بلکه دارای دانش در رابطه با نیازهای کسب و کار نیز می باشند. همچنین تیم پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید از افرادی که دارای مهارت، انعطاف پذیری، توانایی پذیرش مسئولیت تصمیم گیری و تعهد به پروژه هستند، تشکیل شوند (Wang et al., 2008 ;Upadhyay et al., 2011). با توجه به این که این تیم مسئول پیاده سازی سیستم در مراحل متعدد آن (از مرحله نخست که شامل بررسی فرآیندهای فعلی کسب و کار و as-is سازمان است تا شناسایی شکاف و فاصله ما بین وضعیت موجود به وضعیت مطلوب) می باشد؛ به همین علت یک تیم پروژه مناسب می تواند تاثیر به سزایی در افزایش اثر بخشی عملیات استقرار و دستیابی به اهداف مورد نظر داشته باشد (Momoh et al., 2010).

– شایستگی و صلاحیت ارتباطی اعضای تیم پروژه
مهارت های ارتباطی افراد تیم پروژه به آن ها کمک می کند تا با مسئولین و کارکنان سازمان مشتری به نحو موثری ارتباط برقرار کرده، از مسائل و مشکلات موجود در فرایند پیاده سازی سیستم به موقع مطلع گردند و اقدامات مقتضی را در زمان مناسب جهت رفع مشکلات انجام دهند. صلاحیت های برقراری ارتباط این تیم، می تواند از وجود ارتباط میان آن ها در تمامی سطوح سازمان و در سراسر چرخه عمر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که یکی از ارکان موفقیت استقرار این سیستم است، اطمینان حاصل می نماید. ارتباطات باز و صادقانه با ذینفعان مختلف سازمان مشتری در سراسر چرخه زندگی سیستم منجر به فهم و درک بیشتر نیازهای سازمانی و متعاقبا کاهش مقاومت کارکنان سازمان و پذیرش سریعتر و استفاده موثرتر از سیستم خواهد شد. در صورت امكان اعضاي تيم بايد در يك محل استقرار داشته باشند تا امكان برقراري ارتباط و همكاري را با يكديگر داشته باشند (Madapusi, 2008). ارتباطات مورد نیاز در پروژه استقرار سیستم شامل تبادل اطلاعات و نقطه نظرات و نیز تسهیم اطلاعات میان کلیه ذی نفعان پروژه اعم از اعضای تیم استقرار پروژه و افراد سازمان مشتری است. این مساله خصوصا در هنگامی که اعضای تیم دارای توزیع شدگی جغرافیایی هستند اهمیت بیشتری می یابد. بر این اساس باید اطمینان حاصل نمود که اعضای تیم قادر به بیان ایده ها و نقطه نظرات خود هستند. ارتباط میان اعضای تیم پروژه می تواند به صورت برگزاری جلسات، ارتباطات چهره به چهره و استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند خبرنامه ها، بولتن های ماهانه و … باشد (Ferran and Salim, 2008). بنابراین ارتباط میان اعضای تیم پروژه و ارتباط تیم با کارکنان سازمان مشتری اهمیت فراوانی در موفقیت پیاده سازی این سیستم دارد. همچنین وجود برنامه و راهکار مناسب ارتباطی میان اعضا می تواند مدیریت پروژه را از تاثیرات استقرار سیستم، ریسک ها و مخاطرات و پیشرفت پروژه مطلع سازد (Dezdar and Ainin, 2011; Upadhyay et al., 2011; Ptak, 2004).

2-10-4) کارکنان سازمان:
– ویژگی های کارکنان و مشارکت آنان در تعریف نیازمندی های سیستم و استقرار آن
پس از بررسی ادبيات تحقيق مشخص شد که این فاکتور نیز یکی از عواملی است که در استقرار موفقیت آمیز سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از اهميت بالايی برخوردار است به طوری که کارکنان استفاده کننده از سیستم ( بخصوص کاربران عملیاتی سیستم) در بخش های مختلف سازمان، به عنوان یکی از عمده ترین عوامل ناکامی اجرای پروژه پیاده سازی سیستم به شمار می روند. هر یک از کارکنان بخش های مختلف سازمان، دارای اطلاعات و دانش خاص واحد خود هستند (Vandaie, 2008). این افراد باید دارای مهارت و شناخت کافی از اجزای سیستم و بخش های مختلف آن باشند تا بتوانند پس از نصب و استقرار سیستم به درستی از سیستم در جهت پیشبرد وظایف و فعالیت های خود استفاده نمایند. به علاوه کارکنان سازمان باید به تیم پروژه استقرار در مرحله شناسایی نیازمندی هایی که قرار است سیستم به آن ها پاسخ دهد، یاری برسانند. از آن جا که تقریبا یک سوم کل پروژه های نرم افزاری به دلیل عدم تشریح مناسب نیازمندی ها و مدیریت صحیح آن ها با شکست مواجه می شوند (بی بالان، 1389)، لذا مشارکت کارکنان در بیان دقیق نیازمندی ها سبب می شود تا سازمان فروشنده سیستم برنامه ریزی منابع سازمان درک درستی از نیازهای سازمان مشتری به دست آورد و بر این اساس مجموعه ای از برنامه های کاربردی و نیازمندی های غیر کارکردی را به مشتری ارائه نماید که امکان پوشش نیازمندی های وی را به نحو موثر و کارا داشته باشد. در این راستا در صورتی که کارکنان سازمان دارای روحيه همكاري و مسئولیت پذیری بوده، از انگیزه لازم جهت استفاده از سیستم و دانش کافی در خصوص سیستم و نحوه کار با آن برخوردار باشند، می توانند نقش شایانی در استفاده موثر آمیز از سیستم و موفقیت استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ایفا نمایند.
2-10-5) سازمان:
– آموزش کارکنان در خصوص استفاده بهینه از سیستم
سيستم برنامه ریزی منابع سازمان سيستم پيچيده اي بوده و برای استفاده از آن آموزش کاربران ضروری است. چرا که آموزش ناكافي يا عدم وجود آن مي تواند منجر به شكست پروژه شود. بخش عظیمی از مشکلات پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و شکست در پیاده سازی آن به عدم آموزش کاربر نسبت داده می شود. بدون آموزش مناسب، تقریبا ٪ 30-40 از کارکنان سازمان قادرنخواهد بود نیازهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را پوشش دهند. 15-20 ٪ از بودجه استقرار سیستم باید برای آموزش کاربران در خصوص نحوه کار با سیستم و انجام فرایندهای کسب و کار با استفاده از سیستم صرف گردد. آموزش کاربران می تواند نقش موثری در ایجاد نگرش مطلوب آنان نسبت به استفاده از سیستم، و ایجاد یک محیط حمایتی جهت پاسخ گویی به نیازهای کارکنان داشته باشد و منجر به یادگیری سازمانی گردد (Park et al., 2007; Kapp et al., 2001; Somers and Nelson, 2003; Umble et al., 2003). برنامه های آموزشی موثر در صورتی که نزدیک به الزامات و نیازمندی های گروه های کاری مختلف طراحی شوند می تواند فواید بالقوه سیستم را تحقق بخشد. بسیاری از محققان پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را به عنوان یک تجربه یادگیری سازمانی می شناسند و پیشنهاد می کنند که یادگیری حین انجام کار در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، منجر به ایجاد مجموعه های مورد نظر از مهارت و دانش در سراسر سازمان می شود و سبب می گردد تا کارکنان از تغییراتی که به واسطه استقرار سیستم می تواند ایجاد گردد، آگاهی یابند (Madapusi, 2008; Vandaie, 2008; Upadhyay et al., 2011). آموزش می تواند منجر به ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان و در نتیجه افزایش عملکرد فردی و عملکرد سازمانی گردد.آموزش کافی می تواند احتمال موفقیت پیاده سازی سیستم را افزایش دهد، منجر به کاهش مقاومت کارکنان در استفاده از سیستم و خلق دید مثبت نسبت به سیستم در کاربران ایجاد نماید (Dezdar and Ainin, 2011).
همچنین مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که در اغلب مواقع، کاربران جهت برآورده کردن وظايف و امور مورد نياز خود، مسيرها و دستورالعمل هاي مشخصي را در سیستم دنبال کرده و سعي در يادگيري و درك كل قابليت هاي آن را ندارند و به همین جهت بسياري از ويژگي ها و خصوصيات سیستم را نمي شناسند و بنابراین بهره برداری بهینه از سیستم صورت نمی گیرد. با ارائه آموزش كافي در مراحل راه اندازي، امکان تعامل و ارتباط موثرتر با سيستم و نیز فرصت تجزيه و تحليل فرآيندهاي مورد استفاده در سیستم به کاربران داده مي شود. بر این اساس يكي از موارد بسيار مهم، آموزش افراد در سطوح مختلف سازمانی است كه از سیستم استفاده می نماید. اين آموزش مي تواند توسط افراد درون سازمان و يا افراد خارج از سازمان انجام شود و باید متناسب با شرايط سازمان و براي ذينفعان مختلف اعم از مديران و كاربران نهايي ارائه گردد. بنابراین اعضاي تيم پروژه و كميته راهبري بايد اطلاعات كافي در خصوص چگونگي عملكرد سيستم و تحليل بخش هاي مختلف آن و چگونگی استفاده از بخش هاي مختلف سیستم را در اختيار كاربران آن قرار دهند. آموزش بايد پس از فرهنگ سازي در سطح سازمان مشتري، در سطوح مختلف سازمان از جمله تيم پروژه، سطوح مديريت، كاربران عملياتي و كاربران پشتيباني صورت پذيرد. فرهنگ سازي در سطح سازمان مشتري با معرفي پروژه از طريق ارائه سمينارهاي عمومي و مقاله در نشريات داخلي سازمان، برگزاري دوره هاي آموزش پايه، جلب مشاركت كاركنان در فعاليتهاي مرتبط با پروژه و ايجاد و تجهيز كتابخانه، كتب، نشريات و مقالات مرتبط انجام خواهد شد. آموزش به کاربران می تواند بر اساس شرح شغل هاي تعريف شده، در حین کار و یا از طريق ساير همكاران ماهر به كاركردن با سيستم صورت بگیرد. به طور كلي مي توان گفت داوطلبانه بودن آموزش و اعتقاد به سادگي استفاده از سيستم ها، تاثير منفي و اعتقاد به كيفيت بالاي سيستم و وابستگي به سيستم، تاثير مثبت بر آموزش خواهد داشت. نهايتا اين آموزش ها به افزايش يادگيري منجر شده و باعث بالا رفتن كيفيت استفاده از سيستم ها خواهد شد. لذا آموزش مناسب به کارکنان در خصوص سیستم، فرایند استقرار را تسهیل می نماید و این امکان را فراهم می آورد تا کاربران به استفاده موثر و کارآمد از ویژگی های سیستم پرداخته و به کسب مزایای دراز مدت پایدار نائل آیند.
– وجود برنامه مدون برای استقرار سیستم در سازمان
در پروژه پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به علت درگيري همه واحدهاي سازمان و همچنين پيچيدگي خاصي كه اين پروژه ها دارند، برنامه ریزی جهت استقرار سیستم از اهميت خاصي برخوردار است.

پایان نامه
Previous Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، کسب و کار، سیستم ERP، فناوری اطلاعات Next Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع کسب و کار، نیازمندی ها، منابع انسانی، منابع سازمان