افراد سازمان مشتری در برابر تغییرات حاصل از استقرار سیستم است که می تواند از احساس مورد تهدید واقع شدن آن ها به سبب نیاز به تغییرات ساختاری سازمان (از جمله ایجاد یک بخش متمرکز بر سیستم و پر رنگ شدن واحد فناوری اطلاعات در سازمان) با استقرار سیستم، ناشی شود. از آن جا که تحولات و تغییرات بسیار ناشی از پیاده سازی این سیستم در سازمان ها منجر به نارضایتی عمومی از وضعیت موجود می گردد، سازمان مجبور به تغییر شرایط برای بهبود وضعیت موجود می شود که این امر خود سبب تغییرات بزرگتر و بیشتر می شود و می تواند منجر به ایجاد احساس ترس از استقرار سیستم گردد. بنابراین، پیاده سازی ERP باید به عنوان یک فرایند تغییر تکاملی که بر سازمان اثر گذار است دیده شده و باید با هدف قابلیت پاسخ گویی به تغییرات اهداف و شرایط صورت بگیرد (Rose and Kraemmergaard, 2006). بر این اساس مدیر پروژه باید به عنوان فردی مسئول و متعهد در پروژه، نسبت به شناسایی و رفع به موقع مشکلات و هدایت پروژه اقدام نماید.
– بررسی و ارزیابی دستاوردهای پروژه و ارائه بازخور به ذینفعان سیستم توسط مدیر پروژه
از آن جا که استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان منجر به تغییر و تحول عمده در کسب و کار خواهد شد، اطمینان از این که فرایند استقرار سیستم در راستای اهداف کسب و کار صورت می گیرد و استقرار آن مطابق با برنامه زمان بندی شده پیش می رود؛ توسط مدیریت ارشد جهت ایجاد تعادل میان اهداف کسب و کار و اهداف فناوری اطلاعات در سازمان ضروری می باشد (Madapusi, 2008; Dezdar and Ainin, 2011). بنابراین مدیریت پروژه باید به فراهم کردن منابع مورد نیاز، تصمیم گیری در هنگام بروز مسائل و مشکلات، اعمال تغییرات و تلاش برای کاهش هزینه ها اهتمام ورزد و هرگونه دستاوردی را در خلال انجام این فعالیت ها مورد ارزیابی دقیق قرار دهد. با ارزیابی فعالیت هایی که در طول پروژه صورت می گیرند، مدیر پروژه قادر خواهد بود تا ارزش دستاوردهای پروژه را در مقایسه با فعالیت های صورت گرفته شناسایی نموده و در صورت لزوم به افراد مختلف ذی نفع پروژه از قبیل مدیریت ارشد، اعضای تیم پروژه و … بازخورد مناسب دهد. ارزش افزوده این کار آن است که قابلیت مقایسه خروجی های پروژه به ورودی های آن و اخذ تصمیمات مناسب برای بالا بردن هرچه بیشتر بهره وری در پروژه فراهم می گردد (Upadhyay et al., 2011; Ferran and Salim, 2008; Zhang et al., 2005; Umble et al., 2003; Ifinedo, 2008).
– میزان تغییر اعضای کلیدی پروژه
تغییر افراد تصمیم گیرنده و تاثیر گذار بر روند استقرار سیستم، می تواند سبب به وجود آمدن برخوردها و رفتارهای متفاوت افراد (مديران و استفاده كنندگان نهايي) درباره موضوعات كاملاٌ واحد و يكسان گردد. این مساله می تواند باعث شود تا با تغییر افراد، مجددا مجموعه ای از فعالیت هایی که پیش از این صورت گرفته، در سازمان اجرا شود که نوعی دوباره کاری محسوب می شود. همچنین تغییر اعضای کلیدی پروژه پیاده سازی سیستم منجر به اتلاف وقت و بالا رفتن هزینه های استقرار می شود و سيستم را نيز از مسير اصلي و منطقي خود دور ساخته و در نهايت باعث می گردد تا پیاده سازی سيستم با موفقیت صورت نگیرد چرا که با تغییر این افراد و ورود افراد جدید به پروژه، نگرش ها و سلایق جدیدی بر پروژه اثر می گذارند.
– زمان لازم جهت پیاده سازی سیستم در سازمان
زمان استقرار سیستم تحت تاثیر زمان های لازم جهت خرید تجهیزات سخت افزاری، راه اندازی نرم افزار، انتقال داده های موجود در سیستم های پیشین به سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، آموزش کاربران به استفاده از سیستم و رفع خطاهای سیستم می باشد. همچنین زمان مورد نیاز جهت تهیه مستندات فنی پروژه از قبيل گزارش هاي شناخت اولیه از سازمان مشتری، مدل هاي تحليل و طراحي سيستم، مدل هاي اطلاعاتي سيستم، تهیه مستندات آموزشي سيستم و نیز زمان لازم برای فراهم آوری مستندات پشتيباني پروژه شامل قرارداد پروژه، گزارش دهي فعاليت ها، برنامه ريزي فعاليت ها و مكاتبات پروژه نیز بر زمان پیاده سازی سیستم اثر گذار مي باشد (Mabert et al., 2003; Mabert et al., 2006).
– هزینه لازم جهت پیاده سازی سیستم در سازمان
همان طور که پیشتر نیز اشاره شد، استقرار سیستم مدیریت منابع سازمان نیازمند صرف هزینه بسیار بالایی است. این هزینه ها بعضا از بودجه مقرر سازمان جهت استقرار سیستم بسیار فراتر رفته و ادامه پروژه را با مشکل مواجه می سازد. بنابراین آگاهی از انواع هزینه هایی که در طول پروژه می تواند صورت بگیرد، امری حیاتی و ضروری به شمار می رود. در زیر به تفصیل به شرح انواع این هزینه ها پرداخته شده است:
– هزینه‌ی تصمیم‌گیری: می‌توان گفت که این مرحله کم‌ترین هزینه‌ها را شامل می‌شود و از آن‌جا که در این مرحله تنها تصمیم برای انتخاب کردن یا انتخاب نکردن یک سیستم ERP مطرح است، هزینه‌های مربوط به آن؛ شامل زمان سپری شده به وسیله مدیران در وظیفه‌ی تصمیم‌گیری و انتخاب یک سیستم ERP است، که بیش‌ترین تناسب را با نیازمندی های سازمان داشته باشد.
– هزینه‌های مشاوره: مشاوران با دانش و تخصص خود در انتخاب یک سیستم ERP که با نیازهای سازمانی بیش‌ترین سازگاری را داشته باشد، به سازمان کمک می‌کنند. همچنین آن‌ها در مرحله‌ی اجرا، نقش یک میانجی میان تامین‌کننده و فروشنده سیستم و سازمان را ایفا می‌کنند. آن ها با انتقال دانش و تجربه خود و ارائه برنامه‌های آموزشی به کاربران سیستم جهت به کارگیری سیستم و نیز کمک به سازمان در مهندسی مجدد فرآیندهای خود به سازمان مشتری در استقرار سیستم کمک می نمایند و برای این منظور هزینه‌های بسیار بالایی را به وی تحمیل می نمایند.
– هزینه‌های سخت‌افزار: استقرار سیستم ERP، نیازمند ایجاد تغییراتی در زیربنای سخت افزاری موجود در سازمان است. این تغییرات می‌توانند محدوده‌ی گسترده‌ای از تغییر جزیی و یا تغییر کامل سخت‌افزارهای موجود را در برگیرد. همچنین مسائل دیگری همچون ظرفیت، ارتباط شبکه، تأمین انرژی، UPS ، سرور، پایگاه داده، زیرساخت های شبکه (سوئیچ، هاب، روتر، کابل کشی و …) خدمات و نرخ سرعت پردازش نیز در ارتباط با هزینه های سخت افزار، مهم به شمار می روند.
– پروانه‌های (مجوزهای) نرم افزار44: بعد از انتخاب سیستم، سازمان به مجموعه‌ای از قراردادهای توافقی برای تحصیل آن نیاز است. هزینه‌ی این قراردادها می‌تواند به شیوه‌های مختلفی محاسبه شود. بعضی قراردادها، تعداد پروانه‌ها (مجوزها) و تعداد کاربران را بررسی می‌کند و بعضی دیگر شامل عواملی همچون تعداد پرسنل هستند.
– هزینه‌های فرصت از دست رفته: به هزینه‌های صرف نظر کردن از یک انتخاب که می تواند منافع بالقوه ای برای سازمان مشتری فراهم آورد، اطلاق می شود. این نوع از هزینه ها زمانی مطرح می گردد که سازمان مشتری با انتخاب از میان چندین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که در بازار وجود دارند، رو به رو است.
– هزینه‌های آموزش: هزینه‌های آموزش کاربران نهایی و یا تیم پروژه در خصوص نحوه کاربرد سیستم و انجام فعالیت ها بر اساس فرآیندهای جدید و ایجاد درک درستی از فرایندهای موجود در سیستم جهت انجام فعالیت های بخش ها و واحدهای مختلف سازمان از طریق این سیستم؛ حجم بالایی از هزینه های استقرار و پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را به خود اختصاص می دهد.
– هزینه‌های منابع انسانی: این هزینه‌ها مربوط به تیم پروژه هستند که وزن بالایی هم دارند. از آن‌جا که این افراد متخصصان حرفه‌ای هستند، قیمت هرساعت کاری آن‌ها بالاست و گاه لازم است که منابع انسانی مورد نیاز از خارج سازمان استخدام شوند. به طور کلی هزینه های مرتبط با به کار گماری مدیر پروژه، هماهنگ کننده پروژه، اعضای تیم متمرکز بر تکنولوژی مانند معمار سیستم، مدیران پایگاه داده، متخصصین فنی و کارشناسان کسب و کار جزو این دسته از هزینه ها محسوب می شوند.
– هزینه انتقال وتبدیل داده‌ها: این دسته از هزینه ها نوعا شامل هزینه های مرتبط با ایجاد مجدد داده هایی که با نیازهای جدید سازگاری داشته باشند، می باشد. گاهی داده‌های موجود در سیستم های قدیمی سازمان با ساختار جدید داده ها در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان متناسب نبوده و از این رو سازمان نیازمند وارد کردن داده‌های جدید در سیستم خواهد بود که سبب افزایش هزینه‌های پروژه خواهد شد. به علاوه بخش عمده ای از داده های موجود در سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان باید به فرمت قابل پذیرش در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان تبدیل و آنگاه در پایگاه های اطلاعاتی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نگهداری شوند. چنین اقدامی بسیار زمان بر بوده و در بسیاری موارد با خطا، شکایات کاربران و نارضایتی مدیران ارشد از عملکرد سیستم همراه است و به همین علت هزینه نسبتا بالایی برای سازمان به دنبال خواهد داشت.
– هزینه مرتبط با زمان صرف شده به وسیله‌ی کارکنان: یکی دیگر از هزینه ها، مربوط به زمان صرف شده توسط تیم پروژه و کارکنان سازمان جهت انجام وظایف مربوط به پروژه و ضایعات مربوط به کاهش کارایی کارکنان در ابتدای نصب و استقرار سیستم می باشد.
– هزینه‌های مهندسی مجدد شرکت: اجرای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان دربیش‌تر مواقع به معنای یک تغییر اساسی در فرآیندهای تجاری سازمان است که شامل تغییرات اجباری در فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که در نصب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، بیش از50% بودجه‌ی مرحله اجرا صرف انجام مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان می گردد.
– هزینه سازگاری سیستم با تغییرات کسب و کار: از آن جایی که سازمان‌ها همواره در حال تغییر و تحول هستند و جریان اطلاعات جدید و فرآیندهای تجاری جدیدی ایجاد می گردند؛ بنابراین وجود نیاز به تغییر و سازگاری سیستم متناسب با این تغییرات، منجر به تحمیل هزینه هایی برای سازمان خواهد شد.
– هزینه‌های خرابی سیستم: این نوع از هزینه‌ها بر اثر بروز خرابی در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ایجاد می‌شوند. هزینه خرابی در سازمان های بزرگ و سازمان هایی که با حجم بالای هزینه‌های مستقیم مواجه هستند، (به علت ایجاد اختلال در سفارش گذاری ها و کنترل موجودی) می تواند سبب ایجاد بی‌نظمی در سازمان شده و هزینه بسیار بالایی را به سازمان تحمیل نماید. هم چنین خرابی سیستم می تواند باعث بروز هزینه‌های غیرمستقیم از قبیل از دست دادن دسترسی به اطلاعات حیاتی سازمان، از دست دادن رضایت مشتری و یا حتی ناتوانی برای بقا در صنعت شود.
– هزینه ناشی ازدست دادن انگیزه‌ی رقابت‌جویی: همان طور که پیش تر اشاره شد، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان منجر به استاندارد کردن مدل‌های تجاری و فرایندهای کسب و کار در سازمان هایی که اقدام به استقرار این سیستم می نمایند، می شود. در مواقعی که مدل تجاری یک سازمان و فرایندهایی که برای انجام فعالیت های خود دارد یک مزیت رقابتی برای آن محسوب گردد، استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می تواند سبب کاهش این مزیت و کاهش انگیزه رقابتی سازمان گردد.
– هزینه‌ی نصب برنامه های کاربردی جدید: در بسیاری از اوقات سازمان هایی که اقدام به نصب سیستم می نمایند، پس از مدتی اقدام به خرید و استقرار سایر سیستم ها و برنامه های کاربردی که قابلیت تطابق با سیستم را دارند و می توانند برای پیش برد فعالیت های برون سازمانی کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرند، می نمایند. برنامه هایی از قبیل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پیشرفته، مدیریت روابط مشتری، جریان کار45 و تجارت الکترونیک از این دسته هستند که منجر به ایجاد هزینه های جدید برای سازمان می گردند.
– هزینه پیکربندی و تست سیستم: پس از پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ناکارایی‌هایی در عملیات سیستم مشاهده می‌شود که هرکدام نیازمند اصلاحاتی در پیکربندی سیستم هستند. به علاوه تست سیستم و حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیت ها و کارکرد سیستم،
