دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، مدیریت پروژه، کسب و کار، سیستم مدیریت

دانلود پایان نامه ارشد

مسئولیت در ارتباط با توانمندسازی خود و استفاده از سیستم نشان نمی دهند. به بیان دیگر باورهای ذهنی ثابت مدیران و کارکنان به عنوان یک مانع عمده تحقق کامل منافع بالقوه پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شناخته شده است. علت این امر آن است که افراد به طور طبیعی تمایل به حفط وضع موجود دارند و بنابراین از تغییراتی که سیستم جدید در فرایندهای سازمان به ارمغان آورد، اجتناب می کنند. آن ها ممکن است از این که سیستم جدید شغل آنان را مشکل تر کند، اهمیت آن ها را کاهش دهد و یا حتی هزینه شغل آن ها را برای سازمان افزایش دهد، احساس نگرانی نمایند. به علاوه همان طور که گفته شد یکی از منافع سیستم برنامه ریزی منابع سازمان کاهش نیروی انسانی مورد نیاز است که این مساله خود سبب بروز مقاومت در استقرار سیستم در سازمان می گردد (Yusuf et al., 2006). بدین منطور توصیه می شود که کاربران سیستم در طول دوره عمر پروژه مشارکت داشته باشند و واحدهای مختلف سازمان با یکدیگر ارتباط و همکاری داشته باشند چرا که سبب می شود تا آن ها در قبال سیستم احساس مسئولیت کنند و بر استفاده موثر از سیستم تلاش کنند و در نتیجه مقاومت ایشان در برابر تغییرات کاهش یابد (Kwahk and Lee, 2008; Ferran and Salim, 2008).

– پیاده سازی الگوی تغییرات در سازمان (رسمی/ غیر رسمی، یکباره/چند مرحله ای و تدریجی)
همان طور که بیان شد، پيچيدگي پروژه هاي پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از جهات مختلف از جمله سخت افزار، نرم افزار، مباحث سازماني و تركيب اين عوامل با يكديگر بسيار زياد است و استقرار این سیستم تغییرات فراوانی را در سازمان به همراه خواهد داشت. يكی از راه های غلبه بر اين پيچيدگي، استفاده از يك برنامه ريزي مشخص و دقیق جهت اعمال تغییرات مي باشد تا توانمندی سازمان در مدیریت ريسك، هزينه ها و چالش های استقرار سیستم کاهش یابد. بنابراین الگوی تغییر (رسمی در مقابل غیررسمی)، آمادگی مدیریت جهت اعمال تغییرات، تعهد به تغییرات، مشارکت کلیه کارکنان در تغییر، دامنه تغییر (بهبود مستمر در مقابل تغییرات بنیادی)، چشم انداز مدیریت ارشد برای تغییر و استفاده از تاکتیک تغییرات تدریجی و تکاملی در مقابل تغییرات ناگهانی و گسترده، از ساختارهای کلیدی مدیریت تغییر به شمار می روند (Motwani et al., 2002).

2-10-3) مدیریت پروژه:
با توجه به این که پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک پروژه بزرگ به شمار می رود و منابع متعددی برای آن مورد نیاز است، استقرار سیستم نیازمند صرف زمان و هزینه بالایی است. به همین منظور نقش مدیریت پروژه نیز در موفقیت استقرار سیستم و در کل دوره پروژه حیاتی به شمار می رود. وی باید از قدرت کافی برخوردار بوده و از اعتبار کافی در سازمان برخوردار باشد تا بتواند مسائل مختلف سازمانی، انسانی و مالی پروژه را حل و فصل نماید. به بیان دیگر وی باید مسئوليت پيشبرد موفقيت آميز پروژه را بر عهده داشته باشد و تغییرات پروژه را در همه مراحل اجرايي آن مدیریت نماید. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل نماید که استقرار سیستم مطابق برنامه از پیش تعیین شده صورت می گیرد و ارتباط و تعامل موثری میان بخش ها و واحدهای مختلف سازمان وجود دارد تا افزایش بهره وری کارکنان، افزایش سرعت پردازش عملیات و کاهش اشتباهات منافع عملیاتی برای سازمان به ارمغان بیاید و در نهایت یکپارچگی افراد، فرایندها و فناوری صورت بگیرد. بر عکس مدیریت ضعیف پروژه می تواند منجر به اجرای دوباره پروژه شده و با کاهش روحیه کارکنان و افزایش مقاومت آن ها در برابر سیستم، هزینه بیشتری برای سازمان داشته باشد (Zhu et al., 2010). در زیر به عوامل موثر در مدیریت پروژه اشاره می گردد:

– اختصاص کافی منابع اعم از زمان، بودجه و منابع انسانی جهت استقرار سیستم در سازمان
یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با توجه به مبالغ صرف شده توسط سازمان ها جهت سرمایه گذاری در آن ها، می تواند عدم وجود یک مکانیسم اجرایی توانمند که از در دسترس بودن منابع و استفاده از موثرترین و کارآمد ترین آن ها برای دست یابی به عملکرد مورد نظر سیستم اطمینان حاصل کند، باشد (Tsai et al., 2011). بدین منظور مدیریت پروژه باید در ابتدا حوزه عمل و فعاليت پروژه از قبیل تعداد ماژول های مورد پیاده سازی، ميزان مشاركت واحدهاي كسب و كار و ميزان مهندسي مجدد مورد نياز در فرآيندها را مشخص نمايد. مديريت پروژه فعاليت هاي برنامه ريزي، هماهنگی، سازمان دهي، زمان بندي پروژه، نظارت و کنترل بر انجام فعالیت ها و وظایف و دريافت بازخور و مديريت ريسك (جلوگيري از بروز بحران و انحراف زياد از بودجه و زمان برنامه ريزي شده) را بر عهده خواهد داشت. مدیریت پروژه باید ابعاد پروژه را مشخص نماید، برنامه کاری افراد مختلف را تعیین کند، و با توجه به منابع در اختیار خود برای پروژه استقرار زمان بندی نماید و به همراهي كميته راهبري پروژه، اعضاي تيم پروژه را انتخاب کرده و زمان و بودجه مناسب برای اجرای پروژه را با توافق با مدیریت ارشد سازمان فراهم کند (Sawah et al., 2008; Madapusi, 2008; Zhu et al., 2010; Grabski and Leech, 2007; Ptak, 2004; Upadhyay et al., 2011).
– تعهد و پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان در جهت دهی به افراد و کنترل دست یابی به اهداف مرتبط با پیاده سازی سیستم در کسب و کار
مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که با توجه به این که پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان نیازمند طراحی کل فرایند کسب و کار و ساختار سازمانی است، حمايت مديريت ارشد خصوصا در مراحل اوليه پروژه از اهميت بالايي برخوردار است. برای موفقیت کلیه پروژه های فناوری اطلاعات، حمایت مدیریت ارشد که می تواند در قالب هدایت پروژه و نظارت بر پیشرفت پروژه در کل چرخه عمر آن باشد، رکن بسیار مهمی به شمار می رود (Sawah et al., 2008; Yusuf et al., 2006). اگر چه نقش مديريت مياني و ساير پرسنل نيز بسیار با اهميت می باشد؛ لیکن در صورتی که مديريت ارشد بطور دائم مسئوليت ها و وظايف پروژه استقرار سیستم را به ديگران تفويض نمايد، احتمال شكست پروژه به شدت افزايش خواهد يافت. حمايت مديريت ارشد سازمان در تمايل آن ها به فراهم ساختن منابع و اختيارات لازم در جهت مديريت موفق پروژه، اتخاذ تصميمات سريع و پشتيباني و حمايت در پذيرش پروژه در داخل سازمان تعريف می شود. مديريت ارشد باید در تمام مراحل پروژه استقرار سیستم، مشاركت كافي داشته باشد و به نظارت مستمر و ارائه راهنمايي هاي لازم در مورد پروژه بپردازد، نقش و اهميت سيستم هاي جديد و ساختارآن را براي پرسنل در جهت دستيابي به اهداف مشترك و نوين سازمان بيان نماید و سياست ها، اهداف، مسئوليت ها و نقش هاي جديد در سازمان را بطور كامل تعیین کرده و به برنامه هاي آموزشي سيستم هاي جديد را در تمام سطوح سازمان توجه لازم داشته باشد. بنابراین از آن جا که مدیریت ارشد که دارای دانش گسترده ای از فرآیند های عملیاتی سازمان می باشد، قادر به نظارت بر پیاده سازی سیستم، حمایت پروژه به طور مستقیم، پاسخگویی به ذی نفعان و نظارت بر انجام وظایف افراد بوده و دارای آگاهی کامل از تغییرات می باشد. همچنین حمایت مدیر ارشد می تواند منجر به کاهش مقاومت کارکنان، تشویق کارکنان به مشارکت در استقرار سیستم و اهمیت درک این پروژه در داخل سازمان گردد. بنابراین کارکنان، کاربران سیستم و واحدهای مختلف سازمان نسبت به مشارکت فعالانه در پروژه و حمایت از پیاده سازی ERP ترغیب می شوند (Wang et al., 2008; Grabski and Leech, 2007).
– مدیریت انتطارات افراد از سیستم و ایجاد درک درستی از قابلیت ها و ویژگی های سیستم در دیدگاه کارکنان سازمان
از آنجا كه هدف اصلي و اوليه پروژه هاي پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ايجاد انسجام و يكپارچگي میان حوزه هاي مختلف كاري مي باشد، لذا وجود يك همكاري نزديك بين اين بخش ها جهت ایجاد نگرش مشترک از سیستم به عنوان يك پيش نياز شناخته مي شود. مديريت ارتباطات موثر و انتظارات موجود در سطوح مختلف سازمان از آن جهت ضروري می باشد که نقش به سزایی در مطلع شدن كاركنان از اهداف، فعاليت ها، حوزه عمل و تغييراتي كه که به واسطه پیاده سازی سیستم در سازمان ايجاد خواهد شد، دارد. بر این اساس، مدیریت پروژه می تواند در از بین بردن شکاف بین تکنولوژی، سازمان و کاربر موثر واقع شود. چرا که به دلیل فعالیت هایی از قبیل مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان، ارائه پشتیبانی به کاربر سیستم، ارائه بازخورد و آموزش به آن ها، نقش مهمی در از بین بردن ناسازگاری بین فن آوری، سازمان و کاربر ایفا می کند و می تواند بر راحتی استفاده و سودمندی درک شده از سوی کارکنان سازمان تاثیر بگذارد (Basoglu et al., 2007; Cebeci, 2009).

– تعیین اهداف، زمانبندی و تشکیل تیم پروژه توسط مدیر پروژه
دست يابي به يك درك كامل از اهداف و مقاصد پروژه و همچنين راه هاي دستيابي به اين اهداف، در اولين مرحله از اجراي هر پروژه فناوري اطلاعات بعنوان يك امر ضروري و پيش نياز شناخته مي شود. اين برنامه بايد مزايا و منافع استراتژيك، منابع، هزينه ها، ريسك و زمان مورد نظر در اجراي پروژه و ساير موارد را بوضوح بيان نمايد و مسئوليت هاي سازمان در قبال انجام پروژه را تبیین نماید. همچنین توجيه سرمايه گذاري در اين پروژه و فلسفه وجودي آن و همسویی آن با نيازهاي سازمان نیز باید به صورت صریح و مشخص در این برنامه مشخص گردد. بنابراین مدیریت پروژه و سازمان باید اطمینان حاصل نمایند که این سیستم از اهداف و چشم انداز سازمان پشتیبانی می کند (Ifinedo, 2008) .بر این اساس، مدیر پروژه باید اهداف پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان را تبیین نماید. این اهداف باید مشخص بوده، قابل اندازه گیری و قابل دستیابی باشد، مرتبط با اهداف سازمان بوده و دارای برنامه زمان بندی باشد. سپس وی باید این پروژه پیچیده را به بخش های کوچک قابل کنترل که اعضای تیم می توانند بر آن اساس ارزیابی شوند، تقسیم نماید. این امر به به تیم پروژه کمک می نماید تا در حین پروژه از هدف اصلی استقرار سیستم منحرف نشود و مدیر پروژه را قادر می سازد تا به مشاهده رفتارها،کنترل رفتار اعضای تیم استقرار و توانمند سازی آن ها در انجام وظایف خود، رهبری تیم و افزایش روحیه افراد بپردازد (Ptak, 2004; Grabski and Leech, 2007). همچنین مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که گاهی اعضای تیم استقرار به شدت درگیر طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار و ایجاد نگرش مثبت در سایرین نسبت به سیستم می شوند تا جایی که فراموش می کنند زمانی را صرف انجام فعالیت های برنامه ریزی شده استقرار نمایند. تهیه بیانیه ماموریت توسط مدیریت پروژه می تواند به اعضای تیم پروژه کمک کند تا درک درستی از اهداف استقرار سیستم به دست آورند. در نتیجه بیانیه ماموریت برای اطمینان از جهت درست اعضای تیم در خلال پروژه اهمیت به سزایی دارد (Kapp et al., 2001).

– حل تعارضات و مشکلات و هدایت پروژه توسط مدیر پروژه
در اغلب پروژه هاي خرید و نصب سیستم (از طراحي سيستم به سفارش مشتري يا خرید سيستم های آماده تجاری) اين مساله وجود داردكه شخصي به عنوان تصميم گير پروژه (رابط مشتري با طراح يا عرضه كننده سیستم) از طرف مشتري معرفي نمي شود و كليه مديران و كاربران سيستم نقش تصميم گير پروژه را ايفا مي كنند. ساده انگاشتن چنين امر مهمي در اغلب موارد، پروژه هاي طرح و استقرار سيستم هاي برنامه ریزی منابع سازمان را با بحران هاي جدي روبه رو مي سازد چرا که در این حالت سلايق گوناگون كاربران مختلف به عنوان تصميم گير پروژه در مسیر طراحی و استقرار سیستم اعمال می گردد و موجب بروز تعارضات بی شماری میان کاربران و سازمان فروشنده سیستم می شود. به علاوه این مساله می تواند منجر به بروز مقاومت در کاربران نهایی سیستم در پذیرش آن گردد.
از سوی دیگر یکی از علل بروز مشکلات در سازمان ناشی از ترس گروه ها و یا

پایان نامه
Previous Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، کسب و کار، مدیریت تغییر، سیستم ERP Next Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، کسب و کار، سیستم ERP، فناوری اطلاعات