دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، کسب و کار، مدیریت تغییر، سیستم ERP

دانلود پایان نامه ارشد

يکي از گزينه هاي اصلي بهره گيري از این گونه از سيستم هاي يکپارچه در سازمان ها مي باشد. بر این اساس سازمان باید نیازها و ویژگی های مورد نظر کسب و کار خود و ویژگی های سیستم انتخاب شده را شناسایی نماید و مواردی را که خواستار تغییر در سیستم است، تعیین نماید.
لازم به ذکر است که نقطه مقابل سفارشي سازي سيستم، تغيير فرآيندهاي سازمان براي هماهنگي با سيستم است. در اين حالت فرآيندهاي سازمان به نحوي طراحي دوباره مي شوند که با سيستم منطبق شوند. تغيير در فرآيندها مي تواند سازمان با را مشکلات متعددي روبرو نمايد چرا که باعث مي شود تا روش کار کارکنان تغيير يابد و اين امر ممکن است به ايجاد مقاومت در مقابل تغيير بيانجامد و متعاقبا زمان و هزينه پياده سازي سیستم افزایش یابد. در پروژه هاي پياده سازي سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان، كاركنان توقع دارند كه اطلاعات مورد نيازشان، در اسرع وقت در اختيار آن ها قرار گيرد. افزايش پاسخ گويي سيستم به نيازهاي اطلاعاتي كارمندان مستلزم تطابق هرچه بيشتر سيستم با فرآيندهاي كسب و كار سازمان بوده و اين به معناي تغيير هرچه بيشتر سيستم جهت تطابق با سازمان است. از سوی دیگر پروژه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان بايد با هزينه مقرون به صرفه راه اندازي شده و در زمان مقرر در اختيار سازمان قرار گيرد. در این راستا هرچه میزان تغييرات كمتري در سيستم اعمال گردد، هزينه پياده سازي كاهش يافته و زمان پياده سازي نيز از زمان بندي اوليه تجاوز نخواهد کرد. به علاوه، کارکنان سازمان خواستار اعمال كمترين تغييرات در روش هاي فعلی انجام كار خود هستند. وجود چنين تناقض هايي سازمان ها را با مشكل روبر خواهد نمود. چنين مشكلاتي باید در مراحل تصميم گيري براي پیاده سازی سيستم شناسايي و پيش بيني شوند و با ايجاد توازن بين این موارد، به راه اندازي سيستم در سازمان اقدام شود.
به عنوان یک راه حل می توان در خصوص فرآيندهايي که براي سازمان مزيت رقابتي به همراه داشته و کسب و کار سازما ن به طور مستقيم با آنها در ارتباط است، با تلاش و هزينه بالا، سيستم را با شرايط سازمان تطبيق نمود و در ساير مواردي كه براي سازمان كم اهميت تر مي باشند (نظیر فعاليت هاي پشتيباني غير استراتژيک)، سازمان براي هماهنگي با سيستم تغيير و تطبيق يابد.

– تطابق و سازگاری اجزای سیستم مانند سخت افزار، نرم افزار، داده ها و اطلاعات با سیستم های پیشین سازمان
وجود سیستم های اطلاعاتی متعدد موجود در سازمان های بزرگ این نیازمندی را به همراه دارد که میان آن ها با سیستم جدید تطابق وجود داشته باشد چرا که در اغلب موارد روش پیاده سازی سیستم به صورت مرحله ای بوده و اغلب سازمان ها در حالی که از سیستم جدید برنامه ریزی منابع سازمان استفاده می نمایند، از سیستم های قدیمی خود نیز برای انجام فعالیت ها و پیش برد اهداف سازمان، بهره می جویند (Hallikainen et al., 2009; Benders et al., 2006). لذا تا زمانی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به طور کامل جایگزین سیستم های پیشین سازمان گردد؛ سازمان باید از امکان یکپارچگی بخش های مختلف سیستم با سایر سیستم های خود اطمینان داشته باشد. این امر سبب خواهد شد تا امکان انتقال و تبادل اطلاعات و همچنین تبدیل داده ها از سیستم های پیشین به سیستم جدید نیز تسهیل گردد.

2-10-2) مدیریت تغییر:
تقريبا نيمي از پروژه هاي ناكام مانده پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان به اين دليل شكست خورده اند كه مديران آنها تلاش لازم براي اعمال مديريت تغيير صحيح و مناسب را در نظرنگرفته اند و نيازهاي كاربران و تغييرات اجتناب ناپذير در دنياي كسب و كار به طور مناسب شناسایی نگردیده اند. بر این اساس از یک سو تغييرات مداوم در محیط بر روی سازمان اثر گذار بوده و سبب می شود تا بهترين تجارب كسب و كار دائماً تغيير يابند و ماهيت روابط ذينفعان موجود در يك زنجيره ارزش متحول گرددکه نتیجه آن تغییر فرآيندها و تغيير در سيستم است. از سوی دیگر مقاومت کارکنان در برابر تغيير از عواملی است که می تواند منجر به شكست پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان گردد. سيستم برنامه ریزی منابع سازمان به علت تاثير شگرفی که بر سازمان وکارکنان می گذارد سبب می شود که نقش مديريت تغيير بسيار ضروري باشد. بنابراین لازم است تا براي بكارگيري موفقیت آمیز این سیستم، فرآيندهاي تجاري و وظايف کارکنان در جهت صحيح مورد تغيير قرار گيرد و فرهنگ موجود در سازمان به صورت موثر مديريت شود. ابزارهاي مديريت تغيير جهت کاهش اين مقاومت، مشاركت دادن كاركنان در فرآيند تغيير، رهبري، ارتباطات، آموزش، برنامه ريزي، استفاده از سيستم هاي مشوق و مدیریت فرهنگ (فرهنگ با عقايد و ارزش هاي مشترك، تاكيد بر كيفيت، توانايي بالا و تمايل قوي به پذيرش فناوري جديد بايد در سازمان تقويت شود) می باشد. در خصوص مدیریت تغییرات این نکته حائز اهمیت است که ادبیات موضوع نشان می دهد که فقدان مدیریت تغییر پراستنادترین عامل شکست پروژه های پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان محسوب می شود. دو شکست در مدیریت تغییر که می تواند در طول دوره پروژه پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان صورت گیرد، شامل عدم ارتباط با کارکنان، و عدم به رسمیت شناختن تغییرات ایجاد شده بر روی کل کسب و کار با پیاده سازی سیستم است که سبب می گردد تا روند اجرای پروژه با کندی و همراه با مشکلات فراوان صورت بگیرد. در رویکرد مدیریت تغییر باید فناوری، وظایف سازمانی، کارکنان، ساختار و فرهنگ سازمانی در نظر گرفته شوند. بنابراین، دست کم گرفتن نیاز به مدیریت تغییرات می تواند منجر به مقاومت کارکنان سازمان و عدم استفاده صحیح و درست از سیستم گردد و در نهایت منجر به شکست پروژه گردد (Momoh et al., 2010).
بر این اساس سه تغییر اساسی باید در سازمان در نظر گرفته شود:
• تغيير در سازمان، فرآيندهاي كسب و كار، روابط کارکنان و ساختار سازماني
• تغيير در فرهنگ سازمان
• تغيير در زيرساخت هاي فناوري اطلاعات فعلي (تغييرات در پايگاه داده و به روز رساني انواع فناوری های مورد استفاده نظیر سرورها و شبكه)

در ادامه به عوامل موثر در مدیریت تغییرات سازمان اشاره می گردد:

– طراحی مجدد آن دسته از فرایند های کسب و کار که تحت تاثیر سیستم قرار خواهند گرفت و اصلاح فرایندهای شناسایی شده به عنوان فرآیند زائد یا محدود کننده
یکی از دلایل اصلی که سبب شکست استقرار سیستم های منابع سازمان می شود آن است که در صورت تصمیم سازمان مبنی بر خرید سیستم به جای تهیه و ساخت آن (که منجر به تطایق بیشتر فرایندهای سیستم با فرایندهای سازمان خواهد شد)، سازمان ها تغییر و مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار موجود را دست کم بگیرند. به منظور تحقق بخشیدن به مزایای سیستم ERP، سازمان ها باید خود را با فرایندهای از پیش برنامه ریزی شده سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که بر اساس تجارب برتر فرآیندها طراحی شده اند، وفق دهند. اگر چه در نگاه اول به نظر می رسد که می توان با تغییر در سیستم، آن را برای برآورده کردن نیازمندی های سازمان مشتری و بر اساس فرایندهای آن محیا کرد، ولی این امر به ندرت اتفاق می افتد. علت آن است که علاوه بر زمان بر بودن چنین اقدامی، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شامل مجموعه مدل ها و ماژول های یکپارچه است که با یکدیگر ارتباط داشته و از طریق یک پایگاه داده یکپارچه به یکدیگر متصل می شوند. بنابراین تغییر یک ماژول می تواند نیازمند تغییرات بسیاری در سایر بخش های سیستم باشد که این مساله سبب بالا رفتن بیش از اندازه هزینه سیستم خواهد شد. به علاوه تغییرات ایجاد شده تنها تا زمانی که شرکت نسخه نرم افزار خود را به یک نسخه جدید ارتقاء نداده است، فعال باقی می ماند. به همین سبب اکثر سازمان ها به جای ایجاد تغییر در سیستم، اقدام به طراحی مجدد فرآیندهای خود می کنند (Dillard and Yuthas, 2006; Benders et al., 2006).
بنابراین به منظور اين كه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان بتواند براي سازمان سودمند و اثربخش باشد، بايد حداقل برخي از روش هاي كسب و كار سازمان تغيير يافته و روش هاي جديدي توسعه يابند. به عبارت دیگر، اگر سازمان بخواهد سيستم برنامه ريزي منابع سازمان را به صورت درون سازماني طراحي و پياده سازي نمايد، بازنگري و بهبود ريشه اي و ساختاري فرآيندها مي تواند مزاياي بسياري براي سازمان به همراه داشته باشد كه اين امر در قالب مهندسي مجدد فرآيندها صورت مي گيرد. مهندسی مجدد فرایند کسب و کار42 عبارت است از باز تعریف و بازنگری اساسی فرآیندهای43 کسب و کار و طراحی مجددآن ها جهت دست یابی به بهبود چشمگیر در فعالیت های بحرانی عملکرد از قبیل هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت. با انجام مهندسی مجدد فرایندهای سازمان، بهترين روش هاي انجام فعاليت هاي مختلف كسب و كار شناسايي مي گردد (Zhang et al., 2005; Samaranayake, 2009; Ke and Wei, 2008).
در تعریف دیگری محققان طراحی مجدد فرایندهای سازمان را بازاندیشی بنیادین و رادیکال فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به بهبود چشمگیر در عملکرد سازمان از قبیل هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت بیان کرده اند (Sawah et al., 2008). مهندسي مجدد، با هدف شناسايي بهترين روش انجام يك مجموعه فعاليت هاي خاص، فرآيندهاي سازمان را مورد تجزيه و تحليل قرار داده و منجر به حذف فرایندهای ضایع، ساده سازی، یکپارچه سازی و اتوماسیون کردن آن ها می گردد. از اين رو پتانسیل برای کسب منافع از پياده سازي و استقرار سیستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان، از طریق بهبود فرآیند کسب و کار محقق می گردد. در واقع مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار این اطمینان را ایجاد می کند که فرایندهای سازمان مشابه فرایندهایی است که توسط سیستم اجرا می شوند (Grabski and Leech, 2007) و از این روی احتمال تطابق فرایندهای سیستم با فرایندهای کسب و کار را که پیش از این به عنوان یکی از شاخص های مهم مدیریت نیازمندی مطرح شد، افزایش می دهد.
بنابراین در صورت خرید سیستم ERP برای جلوگیری از وقفه و یا شکست اجرای سیستم، سه راه پیش روی سازمان وجوددارد:
الف) سازمان فرایندهای موجود خود را تغییر داده و تلاش کند تا فرایندهای خود را با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان مطابقت دهد. در این حالت تغییرات عمده ای در ساختار سازمانی، وظایف وجایگاه شغلی کارکنان، مسیولیت ها، نحوه کار و روش های انجام کار ایجاد می شود و لازم است فرایند مهندسی مجدد در سطح سازمان اجرا شود.

ب) سیستم منتخب بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود. با توجه به ماهیت یکپارچه سیستم و برنامه های کاربردی آن، در این حالت احتمال بروز مشکلات در سیستم افزایش می یابد و به علاوه مشکلات متعددی نیز در بروز رسانی سیستم در نسخه های بعدی ایجاد خواهد شد، چرا که نسخه های بعدی سیستم نیز باید به صورت سفارشی تولیدشوند.

ج) هم سیستم و هم فرایندهای سازمان جهت کم کردن فاصله انطباق با یکدیگر تغییر کنند. به بیان دیگر در این روش سازمان باید از روش های بهبود مستمر استفاده کند و همزمان فرآیندهای خود و سیستم ERP را طبق نیازمندی های خود تغییر دهد. لازم به ذکر است که در این حالت امکان آسیب به سیستم و فرایندها وجود خواهد داشت.
– ایجاد فرایندهای جدید برای پشتیبانی از اهداف سازمان
در صورتی که سازمان به دنبال استقرار مناسب و يكپارچه سيستم اطلاعاتي مدیریت منابع سازمان است؛ باید با رویکرد سيستمي به شناسایی موارد افتراق فرایندهای جاری سازمان با فرایندهای ارائه شده از جانب سیستم بپردازد و در صورت لزوم به ایجاد فرآيندهاي جدید و اصولي برای استفاده از سیستم بپردازد.

– مقاومت کارکنان در برابر تغییرات ناشی از استقرار سیستم در سازمان
با استقرار سیستم بسیاری از کارکنان در مورد امنیت شغلی خود دچار نگرانی می شوند که سبب می گردد تا به ادامه اشتغال در سازمان، و یا حتی یافتن یک کار جدید بیاندیشند. همچنین گاهی کارکنان تمایلی بر به عهده گرفتن

پایان نامه
Previous Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، کسب و کار، فناوری اطلاعات، سیستم اطلاعاتی Next Entries دانلود پایان نامه ارشد با موضوع منابع سازمان، مدیریت پروژه، کسب و کار، سیستم مدیریت