تهران متوفیات اتباع ایران را ثبت کند، والا اینگونه اسناد خارج از صلاحیت نسبی مأمور صادر شده است و رسمی محسوب نمی‌گردد.29
سمتی که مأمور رسمی نسبت به تنظیم اسناد دارد ناشی از شخصیت او نیست؛ از مأموریتی است که قانون به طور مستقیم یا بوسیله‌ی مقام صالح دیگر به آنان داده است. پس، اگر مأموری معلق از خدمت یا منتظر خدمت یا بازنشسته شود و در آن حال به تنظیم سندی بپردازد، آن سند اعتبار سند رسمی را ندارد و «در صورتی دارای امضاء یا مهر طرف باشد» عادی است. (ماده ۱۲۹۳ ق.م).30
اما شرط دیگری نیز در خصوص صلاحیت محلی وجود دارد که کمتر مورد توجه و دقت قرار گرفته و در آن طبیعت مال مورد ثبت از نظر منقول بودن یا غیر منقول بودن، دخالت دارد. طبق قاعده کلی، در خصوص ثبت اموال منقول، صلاحیت مأمور، کافی برای رسمی بودن سند است. مثلاً معاملات مربوط به ماشین پلاک اصفهان می‌تواند در دفترخانه اصفهان ثبت شود. اما در خصوص اموال غیر منقول اینگونه نیست، یعنی باید حتماً در حوزه ثبتی محل وقوع آنها به ثبت برسند.31
۲- صلاحیت ذاتی
صلاحیت ذاتی، صلاحیت مأمور است در نوع امری که به او محول گردیده. مثلاً مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، آن مأمور فقط برای انجام آن امر صلاحیت دارد و برای انجام امور دیگر مانند ثبت سند در دفتر اسناد رسمی یا تنظیم سجل احوال یا دادرسی صلاحیت نخواهد داشت.32
علاوه بر دو شرط مذکور در مورد مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند رسمی لازم است دو نکته را یادآور شویم، یکی اعلام عقیده‌ی شخصی مأمور و دیگری تأثیر شرایط قانونی و عمومی برای مأمور رسمی:
ج- اعلام عقیده شخصی مأمور
اظهار مأمور رسمی در صورتی از آن امتیاز استثنائی33 کامل برخوردار می‌شود که ناظر به رویدادهای مادی و در حدود صلاحیت او باشد. اعلام عقیده شخصی مأمور، به ویژه اگر در صلاحیت و در حدود وظایف او نباشد، ممکن است به عنوان شهادت و در قلمرو ارزیابی دادرس مورد توجه قرار گیرد یا اعلامی تلقی شود که، بدون نیاز به ادعای جعل بتوان خلاف آن را اثبات کرد؛ به عنوان مثال، در وصیت‌نامه یا وقف‌نامه‌ای که بوسیله‌ی سردفتر نوشته می‌شود، او اعلام می‌کند که موصی یا واقف در کمال صحت عقل و رضایت کامل به انشاء عمل حقوقی پرداخته است. ادعای مخالف این گفته، که بر مبنای استنباط سردفتر از ظاهر رفتار شخص امضاءکننده اظهار شده است، نیازی به ادعای جعل ندارد و مدعی حجر موصی یا واقف می‌تواند خلاف آن را بر طبق قواعد عمومی اثبات کند. همچنین است موردی که سردفتر نسبت به مرغوب بودن نمونه‌ی ابراز شده و بهای آن اظهار می‌کند، در حالی که به وظیفه او در تنظیم سند ارتباط ندارد. در این فرض، شهادت او همانند شاهدان عادی است که می‌توان به سادگی خلاف آن را ثابت کرد و سرانجام، دادگاه باید نسبت به اعتبار و ارزش آن تصمیم بگیرد.34
د- تأثیر شرایط قانونی و عمومی برای مأمور رسمی
نکته دیگری که باید افزود این است که برگزیدن مأمور رسمی از طرف مقام صالح، برای ایجاد سمت او کافی است، هر چند که شرایط قانونی و عمومی برای احراز آن سمت را نداشته باشد. به عنوان مثال، اگر سردفتری که برای تنظیم سند رسمی انتخاب می‌شود، شرایط قانونی لازم (مانند سن و سواد) را دارا نباشد، تا زمانی که منصوب حکومت است، مأمور رسمی است و عیب درونی دولت را نمی‌توان سبب بی‌اعتباری اقدام مأمور شمرد. زیرا، نظم عمومی ایجاب می‌کند که به اعتقاد مشروع مراجعه‌کنندگان احترام گذارده شود و ضرر ناشی از آن، ناروا و مشمول «قاعده لاضرر» باشد.35
بر اساس شرط ثبت در ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا نزد سایر مأمورین رسمی، محل تنظیم سند برای احراز رسمی شدن برخی اسناد موضوعیت دارد. بنابراین اسنادی مانند اسناد مربوط به ازدواج، طلاق، رجوع، بذل مدت و اسناد مربوط به معاملات املاک غیر منقول که محل خاصی برای تنظیم آن در نظر گرفته شده است، باید در همان محل خاص یعنی در دفترخانه تنظیم شوند؛ لذا چنانچه سردفتر هر چند هم واجد صلاحیت باشد، دفتر را به خارج از محل کار برده و در آنجا سندی تنظیم نماید، این سند شرط اول از شرایط اساسی رسمیت را ندارد. با این حساب، می‌توان در خصوص سند رسمی، محل تنظیم سند را نیز برای برخی اسناد مؤثر در تشخیص نوع سند دانست. البته، اگر به دلایل قانونی مثل حبس و مرض، امکان حضور امضاء‌کننده‌ی سند در دفترخانه نباشد، طبق مقررات قانونی مندرج در ماده ۱۴ آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ دفتر به رویت و امضاء ذینفع در خارج از دفترخانه می‌تواند برسد و دفتر از رسمیت خارج نمی‌شود. ولی در غیر این موارد، می‌توان از صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م) این امر را استنباط نمود که سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده است، باید در همان محل خاص تنظیم شود. پس با توجه به عبارت «یا اینکه در نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد»، صرف اینکه سند نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد، دلیل نمی‌شود که شرط اول را دارد؛ و این شق به مواردی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم سند پیش‌بینی نشده باشد. مثلاً جریمه‌ی پلیس می‌تواند در خیابان و یا در اداره‌ی پلیس راهنمایی و یا محل دیگر تنظیم یابد، اما در مورد سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده، باید در همان محل خاص تنظیم شود. به این دلیل که اگر قرار باشد صلاحیت تنظیم‌کننده‌ی سند شرط لازم و کافی برای همه اسناد باشد، قید محل تنظیم در صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م) آمده، لغو خواهد شد. بنابراین، تنها توجیهی که می‌توان برای لزوم قید عبارت صدر ماده ۱۲۸۷ آورد، این است که بگوییم این عبارت به اسنادی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم آنها وجود دارد و البته قید صلاحیت که از شرایط کلی همه اسناد نیز می‌باشد. از نظر مقررات مربوط به سردفتران، چنانچه دفتر در غیر موارد ماده ۱۴ به بیرون از دفتر برده شود، تخلف محسوب شده و چنانچه سوء نیت سردفتر احراز گردد، در آن صورت، سند از حجیت و اعتبار ساقط می‌گردد و اماره‌ی سوء نیت موجب می‌گردد که شخص سردفتر عدم سوء نیت خود را در اخراج دفتر از دفترخانه و نتیجتاً اعاده‌ی اعتبار دفتر به اثبات رساند. اما اگر سوء نیت وی احراز نشود، دفتر از حجیت ساقط نمی‌شود. ولی این رویه‌ی اخیر با استدلال فوق‌الذکر مخدوش و در چنین موردی نیز دفتر از دلیلیت ساقط می‌شود. اثر داشتن سوء نیت یا عدم آن فقط در مجازات سردفتر مؤثر است، بنابراین در صورت خروج از رسمیت، دفتر فقط در همان قسمت که به دلیل عدم تنظیم در محل ایراد پیدا کرده، مردود است و کل دفتر از اعتبار ساقط نمی‌گردد، و در اعتبار دفتر تأثیری ندارد.36
گفتار دوم- تقسیم بندی اسناد از لحاظ صلاحیت خاص مأموران
بند اول- اسناد قضایی
مانند صورت مجلس‌ها، آراء دادگاه‌ها، معاینه‌ی محلی و تحقیق محلی باز پرسان و تأمین دلیل.
بند دوم- اسناد وابسته و فرا قضایی
مانند صورت مجلس ایداع وجه و اظهارنامه‌ها و ثبت وقایع.
بند سوم- اسناد اداری
مانند قراردادهایی که به شکل اداری بوسیله‌ی شهرداری‌ها تنظیم شده و پروانه‌های ساختمانی و صنفی؛ اسناد مربوط به ثبت احوال شخصی (ازدواج و طلاق و تولد و فوت)، اسناد درج شده در دفاتر ثبت عمومی.
بند چهارم- اسناد تنظیم شده با صلاحیت اداری
مانند اسناد مربوط به اعمال حقوقی که بوسیله‌ی مأموران رسمی ثبت می‌شود: مانند سرپرستی از کودکان بی‌سرپرست و فرزندخواندگی، وصیت‌نامه‌های خودنوشت و سری، اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی.
گفتار سوم- انواع سند رسمی از لحاظ قدرت اجرائی
از لحاظ قدرت اجرائی، اسناد به دو قسم لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند. اسناد رسمی لازم‌الاجرا، اسنادی هستند که قانون به آنها قدرت اجرائی داده است. به این صورت که:
اسناد رسمی خود به خود دارای قوه‌ی اجرائی نیستند، و مانند اسناد عادی در دعاوی مطروحه در دادگستری، از جمله‌ی مستندات اثبات دعوی مورد استفاده قرار می‌گیرد، ولی قانون در مواردی مدلول برخی از اسناد رسمی را بدون مراجعه به محاکم دادگستری و از طریق صدور اجرائیه قابل اجرا دانسته است، به نحوی که ذینفع می‌تواند بدون طرح دعوی و گرفتن حکم، درخواست اجرای آنها را بنماید. از جمله اسناد رسمی مذکور در ماده ۹۲ و ۹۳ ق.ث37 می‌باشد.38
به غیر از اسناد تصریح شده توسط قانون، سایر اسناد رسمی غیر لازم‌الاجرا هستند و نمی‌توان بدون اقامه‌ی دعوی و گرفتن حکم، آنها را اجرا نمود.
گفتار چهارم- تقسیم بندی اسناد از لحاظ شکلی
از حیث نحوه تنظیم و استفاده نیز می‌توان به اسنادی که باید به امضای افراد رسیده یا دارای اثر انگشت ایشان باشد، اسنادی که انتساب آن به صاحب سند باید مسلم باشد، نوشته‌ها و اسنادی که نیاز به امضاء ندارند (مثل دفاتر تجاری)، اسناد عمومی و خصوصی و اسناد تنظیم‌شده در داخل یا در سایر کشورها تقسیم نمود.
مبحث دوم- سند عادی
اسناد عادی را با توجه به تعریفی که قانون مدنی از سند رسمی کرده است می‌توان شناخت.
«غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی هستند». (ماده ۱۲۸۹ ق.م).
پس در تعریف سند عادی می‌توان گفت: «سندی است که بدون دخالت مأمور رسمی، بوسیله‌ی اشخاص عادی، تنظیم و امضاء می‌شود».39
مفهوم مخالف ماده ۱۲۸۷ ق.م این است که اسنادی که بوسیله‌ی مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد سند عادی محسوب می‌شوند.40
ولی تعریفی که کاملتر به نظر می‌رسد این است که: سند در صورتی که بدون دخالت مأمور رسمی، «یا» در غیر حدود صلاحیت آنها و «یا» طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد، «و» در صورتی که مفاد سند با قوانین ماهوی مخالف نباشد، سند عادی است. به این معنا که سند برای اینکه عادی محسوب شود، کافی است یکی از سه شرط مذکور را نداشته باشد و نیز مفاد آن با قوانین ماهوی مخالف نباشد (ولی موافقت لازم نیست)، چون در صورت مخالفت با قوانین ماهوی، سند باطل است؛ همانطور که سند رسمی هم در این صورت باطل است.
ماده ۱۲۹۳ ق.م یکی از انواع سند عادی را بیان کرده است: «هرگاه سند بوسیله‌ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد، تهیه شده لیکن مأمور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره‌ی قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد، عادی است».
گفتار اول- مصادیق سند عادی
الف- نوشته‌ای که در روابط حقوقی افراد بوسیله‌ی خودشان و بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌نمایند.
ب- اسنادی که توسط مأمور رسمی که صلاحیت ذاتی در تنظیم را ندارد، لیکن سند به امضای طرفین رسیده است.
ج- اسنادی که مأمورین رسمی در حدود صلاحیت خود ولی بدون رعایت تشریفات قانونی تنظیم کرده باشد و طرفین، آن را امضاء کرده باشند.
گفتار دوم- انواع سند عادی
الف- سند عادی گواهی امضاء نشده
اسناد عادی تنوع بیشتری از اسناد رسمی دارد: اوراق تجاری (مانند برات و سفته) و چک، قولنامه‌ها، دفاتر بازرگانی و وصیت‌نامه‌ها، نامه‌های خصوصی و ده‌ها گروه دیگر با نامهای مختلف، مانند بارنامه‌ها، سهام شرکت‌ها و بیمه‌نامه‌ها، توده‌ی بزرگی از اسناد است، که وصف مشترک همه‌ی آنها عدم دخالت مأموران رسمی در تدوین و تنظیم نوشته و احراز تاریخ و اعلامهایی است که در آن آمده و پایه‌ی مهم روابط خانوادگی و تجارتی مردم قرار گرفته است… گواهی امضاء اسناد عادی توسط سردفتر اسناد رسمی اگرچه معمولاً امکانپذیر است اما متداول نمی‌باشد، زیرا با مقرراتی مانند مقررات مالیاتی تعارض پیدا می‌نماید.41
ب- سند عادی گواهی امضاء شده
سند عادی که امضای آن از طرف سردفتر گواهی امضاء که سمت رسمی دارد تصدیق شده است، سند عادی می‌باشد؛ در عین حال چون صحت امضای سند را مأمور رسمی گواهی نموده است، این سند به دلالت ماده ۱۲۹۱ ق.م اعتبار سند رسمی را دارد و نمی‌تواند مورد انکار یا تردید قرار گیرد.42
گفتار سوم- انواع سند عادی از لحاظ قدرت اجرائی
همانطور که اسناد رسمی به دو قسم لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند، اسناد عادی نیز به لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند.
هم اسناد
